Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan karunia-Nya Buku Panduan Penggunaan SIMPKL (Sistem Informasi Praktik Kerja Lapangan) ini dapat disusun.

SIMPKL dikembangkan untuk membantu pengelolaan seluruh rangkaian kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di SMK GLOBIN secara digital dan terpusat. Sistem ini mencakup pengelolaan data master (jurusan, tahun ajaran, kelas, guru, siswa, tempat PKL/perusahaan), penempatan PKL, monitoring (kegiatan, absensi, jurnal, bimbingan), penilaian, penjadwalan sidang, hingga pencetakan laporan. Setiap peran (Administrator, Kepala Program, Guru, Kepala Sekolah, dan Siswa) memiliki hak akses dan menu masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Buku panduan ini disusun secara lengkap dan terperinci per peran, sehingga diharapkan seluruh pengguna dapat menggunakan sistem dengan mudah dan benar. Panduan dilengkapi dengan penjelasan setiap menu, langkah pengerjaan, serta tips dan catatan penting.

Semoga buku panduan ini bermanfaat.

Daftar Isi

1. Bab 1. Pendahuluan
   • 1.1 Tentang SIMPKL
   • 1.2 Cara Mengakses dan Masuk (Login)
   • 1.3 Cara Keluar (Logout)
   • 1.4 Struktur Halaman (Sidebar & Navigasi)
2. Bab 2. Gambaran Peran dan Hak Akses
3. Bab 3. Panduan Administrator (Admin)
4. Bab 4. Panduan Kepala Program (Kaprog)
5. Bab 5. Panduan Guru
6. Bab 6. Panduan Kepala Sekolah (Kepsek)
7. Bab 7. Panduan Siswa
8. Bab 8. Alur Kerja PKL dari Awal hingga Selesai
9. Bab 9. Tips, FAQ, dan Pemecahan Masalah
10. Lampiran. Akun dan Data Contoh

Bab 1. Pendahuluan

1.1 Tentang SIMPKL

SIMPKL (Sistem Informasi Praktik Kerja Lapangan) adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola seluruh proses Praktik Kerja Lapangan peserta didik SMK GLOBIN. Melalui satu sistem, sekolah dapat mendata tempat PKL (Dunia Usaha/Dunia Industri), menempatkan siswa, memantau kehadiran dan kegiatan harian, mencatat bimbingan, memberikan penilaian, menjadwalkan sidang, hingga mencetak laporan rekap.

Beberapa fitur utama SIMPKL antara lain:

• Data Master – pengelolaan jurusan, tahun ajaran, kelas, guru, siswa, dan tempat PKL.
• Penempatan PKL – menempatkan siswa ke perusahaan sesuai jurusan.
• Monitoring – pencatatan kegiatan monitoring, absensi (dengan GPS), jurnal harian, dan bimbingan.
• Penilaian – input nilai per kategori hingga rata-rata akhir, serta penjadwalan sidang.
• Laporan – rekap nilai per kelas dan per siswa dalam bentuk PDF maupun Excel.
• Keamanan Data – backup dan restore database per modul.

1.2 Cara Mengakses dan Masuk (Login)

1. Buka peramban (browser) seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Microsoft Edge.
2. Ketik alamat aplikasi SIMPKL pada bilah alamat, misalnya http://localhost:8000
3. Halaman beranda (landing page) akan tampil menampilkan profil sekolah dan statistik singkat.
4. Klik tombol Masuk / Login (biasanya di pojok kanan atas).
5. Isi kolom Username NIS/Username dan Password sesuai akun yang diberikan.
6. Klik tombol Masuk.

1.3 Cara Keluar (Logout)

1. Arahkan kursor ke ikon keluar (panah keluar dari kotak) pada sisi kanan menu atas (navbar).
2. Klik ikon tersebut untuk keluar dari sistem dengan aman.

1.4 Struktur Halaman (Sidebar & Navigasi)

Setelah berhasil login, Anda akan masuk ke halaman Dashboard. Di sebelah kiri layar terdapat menu samping (sidebar) yang menampilkan daftar menu sesuai dengan peran Anda. Menu pada bagian atas halaman (navbar) menampilkan profil pengguna dan tombol logout.

Klik salah satu menu pada sidebar untuk membuka halaman terkait. Menu yang tersedia berbeda-beda tergantung peran:

Bab 2. Gambaran Peran dan Hak Akses

SIMPKL menggunakan sistem peran (role) yang telah diatur sedemikian rupa. Berikut gambaran singkat tugas pokok setiap peran dalam pengelolaan PKL.

Bab 3. Panduan Administrator (Admin)

Administrator memiliki hak akses penuh terhadap seluruh modul dalam sistem. Berikut panduan penggunaan setiap menu bagi Administrator.

3.1 Dashboard

Halaman pertama setelah login. Menampilkan ringkasan statistik seperti jumlah siswa, jumlah guru, jumlah perusahaan aktif, dan jumlah PKL yang sedang berjalan.

3.2 Data Sekolah → Profil Sekolah

Menu ini digunakan untuk mengisi dan memperbarui identitas sekolah yang tampil pada halaman beranda dan dokumen:

• Nama Sekolah, alamat, telepon, email, dan informasi kontak lainnya.
• Logo Sekolah – diunggah untuk tampil pada halaman beranda dan sebagai ikon.
• Latar Belakang (Background) – dapat berupa warna, gambar, atau video sebagai tampilan beranda.
• Kop Surat – digunakan pada hasil cetak laporan.

1. Buka menu Data Sekolah → Profil Sekolah.
2. Isi atau ubah kolom yang tersedia.
3. Jika ingin mengganti logo, klik tombol Unggah Logo dan pilih file gambar (JPG/PNG).
4. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.

3.3 Master Data

Bagian ini berisi pengelolaan data dasar sistem. Setiap submenu memiliki tombol Tambah, Edit, dan Hapus.

a. Jurusan

Mengelola daftar jurusan/kompetensi keahlian, contoh: RPL, TKJ, AKL, TKR, MM. Klik Tambah Jurusan, isi kode dan nama jurusan, lalu Simpan.

b. Tahun Ajaran

Mengelola tahun ajaran, misalnya 2026/2027. Satu tahun ajaran dapat ditandai sebagai aktif (berjalan).

c. Kelas

Mengelola kelas dan penggabungannya dengan jurusan. Pilih jurusan pada saat menambah kelas agar siswa mudah dikelompokkan.

d. Guru

Mengelola data guru sebagai pengguna sistem. Langkahnya:

1. Klik Tambah Guru.
2. Isi nama, NIP, username, email, jabatan/posisi, dan pilih jurusan (jika diperlukan).
3. Pilih Peran/Posisi (Admin, Kaprog, Guru, atau Kepsek). Pemilihan posisi akan menentukan peran dan menu yang tampil.
4. Klik Simpan. Akun guru akan dibuat dengan password awal Smkglobin1@.

Guru juga mendukung import dari Excel: unduh terlebih dahulu file template pada halaman Guru, isi sesuai kolom, lalu unggah kembali. Anda juga dapat mengekspor data guru ke Excel.

e. Siswa

Mengelola data siswa peserta didik. Sama seperti Guru, halaman ini mendukung:

• Tambah Siswa – isi nama, NIS (nomor induk siswa), username, email, kelas, dan jurusan.
• Import dari Excel – unduh template, isi, lalu unggah.
• Export ke Excel – unduh seluruh data siswa.

3.4 PKL

a. Tempat PKL (Perusahaan / Dunia Usaha-Dunia Industri)

Mengelola daftar perusahaan tempat PKL. Saat menambah/mengedit perusahaan, isi:

• Nama perusahaan, alamat, kontak (telepon, PIC/nama penanggung jawab, email).
• Status (Aktif / non-aktif). Perusahaan yang aktif dapat dipilih untuk penempatan.
• Koordinat GPS (latitude dan longitude) – sangat penting karena digunakan untuk memvalidasi lokasi siswa saat check-in/check-out absensi.

1. Klik Tambah Tempat PKL.
2. Isi data perusahaan termasuk koordinat lokasi (dapat diambil dari Google Maps).
3. Klik Simpan.

b. Penempatan (Internship)

Menu ini untuk menempatkan satu atau beberapa siswa ke suatu perusahaan dan menunjuk guru pembimbing.

1. Klik Tambah Penempatan.
2. Pilih Perusahaan tujuan.
3. Pilih Siswa (bisa lebih dari satu) yang akan ditempatkan.
4. Pilih Guru Pembimbing.
5. Pilih Tahun Ajaran dan tentukan Status (Draft / Aktif / Selesai).
6. Klik Simpan.

Aktifkan status menjadi Aktif setelah disepakati agar siswa dapat mulai kegiatan PKL (misalnya absensi dan mengisi jurnal).

3.5 Monitoring

Bagian ini berisi pemantauan kegiatan PKL sehari-hari.

a. Kegiatan Monitoring

Catatan kegiatan supervisi guru ke tempat PKL. Buka menu Monitoring → Kegiatan Monitoring, lalu:

1. Klik Tambah Monitoring.
2. Pilih guru, perusahaan yang dimonitor, jenis kegiatan, tanggal, dan catatan.
3. Unggah foto dokumentasi kegiatan (bila ada).
4. Klik Simpan.

Pada halaman daftar tersedia tombol Unduh Zip untuk mengunduh seluruh data monitoring beserta fotonya.

b. Absensi

Daftar kehadiran siswa yang tercatat melalui sistem. Admin/Guru dapat melihat, menambah, mengedit, serta mencetak rekap absensi ke PDF melalui tombol Unduh PDF.

c. Jurnal

Daftar jurnal harian kegiatan siswa. Admin/Guru dapat melihat dan mencetak rekap jurnal. Kolom pencarian membantu mencari berdasarkan nama siswa atau perusahaan.

d. Bimbingan

Catatan proses bimbingan guru kepada siswa. Guru dapat mencatat topik yang dibahas, catatan, dan tindak lanjut.

3.6 Nilai

a. Kategori Nilai

Mengelola kategori penilaian PKL. Secara default urutan kategori yaitu: Inisiatif, Kedisiplinan, Kerajinan, Kerapian, Sikap, Tanggung Jawab, dan Sidang Laporan.

1. Klik Tambah Kategori Nilai.
2. Isi nama kategori dan pilih jurusan (jika berlaku).
3. Klik Simpan.

b. Input Nilai

Menu untuk memberikan nilai kepada siswa PKL.

1. Klik Input Nilai.
2. Pilih Siswa yang akan dinilai.
3. Pilih kategori nilai dan isi skor (0–100).
4. Klik Simpan.

Sistem otomatis menghitung rata-rata nilai dari seluruh kategori sebagai nilai akhir. Nilai Sidang Laporan hanya dapat diisi setelah sesi sidang ditandai selesai. Hasil nilai dapat dicetak ke PDF.

3.7 Sidang

Menu ini digunakan untuk menjadwalkan sidang laporan PKL.

1. Klik + Tambah Sesi Sidang.
2. Isi tanggal, waktu, ruangan, dan pilih penguji (Penguji 1, 2, dan 3).
3. Pilih siswa yang akan sidang (siswa berstatus PKL selesai dan belum memiliki jadwal sidang).
4. Klik Simpan.

Setelah sesi selesai dilaksanakan, klik tombol Tandai Selesai pada kartu sesi. Tindakan ini sekaligus mengaktifkan pengisian nilai Sidang Laporan untuk siswa pada sesi tersebut.

3.8 Laporan PKL

Menu laporan digunakan untuk mencetak rekap hasil PKL. Tersedia dua jenis:

• Laporan per Kelas – rekap seluruh siswa PKL di suatu kelas beserta nilai per kategori.
• Laporan per Siswa – rekap nilai dan data PKL seorang siswa.

Setiap laporan dapat diunduh dalam format PDF maupun Excel.

1. Buka Laporan → Laporan PKL.
2. Pilih kelas (untuk laporan per kelas) atau pilih siswa (untuk laporan per siswa).
3. Klik tombol Unduh PDF atau Unduh Excel.

3.9 Pengaturan → Backup & Restore

Menu ini penting untuk keamanan data. Terdapat empat fungsi:

a. Backup Data

1. Centang modul yang ingin di-backup (atau klik Pilih Semua).
2. Klik Backup & Download SQL.
3. File .sql akan terunduh otomatis sebagai cadangan data.

b. Restore Data

1. Pilih file backup .sql dari daftar.
2. Klik Restore dan konfirmasi.

c. Hapus File Backup

Pilih file backup yang ingin dihapus pada bagian Hapus File Backup, lalu klik Hapus.

d. Hapus Data per Modul

Untuk menghapus seluruh data pada modul tertentu (misalnya menghapus semua data jurnal).

Bab 4. Panduan Kepala Program (Kaprog)

Kepala Program (Kaprog) bertanggung jawab mengelola PKL pada jurusannya. Data yang tampil pada sistem dibatasi hanya untuk jurusan keprogramannya. Menu Guru dan Siswa tidak ditampilkan, namun Kaprog tetap dapat melihat data PKL, monitoring, nilai, dan laporan jurusannya.

4.1 Dashboard

Menampilkan statistik khusus jurusan: jumlah siswa, jumlah guru, jumlah perusahaan aktif, dan jumlah PKL aktif pada jurusan Anda.

4.2 Master Data (Lihat)

Kaprog dapat melihat data Jurusan, Tahun Ajaran, Kelas, Guru, dan Siswa (dibatasi jurusan) untuk keperluan pemantauan.

4.3 PKL

a. Tempat PKL

Kaprog dapat menambah, mengedit, dan menghapus data perusahaan." atau "…mengelola data tempat PKL (perusahaan) sesuai data yang ada.

b. Penempatan

Kaprog dapat membuat penempatan siswa ke perusahaan dan menunjuk guru pembimbing untuk siswa pada jurusannya.

1. Klik Tambah Penempatan.
2. Pilih perusahaan, siswa, guru pembimbing, tahun ajaran, dan status.
3. Klik Simpan.

4.4 Monitoring

Kaprog dapat melihat Kegiatan Monitoring, Absensi, Jurnal, dan Bimbingan seluruh siswa jurusannya serta mencetak rekap ke PDF.

4.5 Nilai

Kaprog dapat mengelola Kategori Nilai, Input Nilai untuk siswa jurusannya, serta melihat dan mencetak rekap nilai.

4.6 Sidang

Kaprog dapat membuat dan mengelola jadwal sidang untuk siswa jurusannya, memilih penguji, serta menandai sesi selesai setelah sidang dilaksanakan.

4.7 Laporan PKL

Kaprog dapat mencetak laporan per kelas dan per siswa untuk jurusannya dalam format PDF / Excel.

Bab 5. Panduan Guru

Guru berperan sebagai pembimbing PKL. Guru hanya melihat dan mengelola data siswa bimbingannya.

5.1 Dashboard

Menampilkan ringkasan untuk guru: jumlah siswa binaan, jumlah jurnal, jumlah bimbingan, dan jumlah PKL aktif siswa binaan Anda.

5.2 Monitoring → Kegiatan Monitoring

Guru mencatat kegiatan monitoring/supervisi ke tempat PKL.

1. Klik Tambah Monitoring.
2. Pilih perusahaan tujuan, jenis kegiatan, tanggal, dan isi catatan.
3. Unggah foto dokumentasi (bila ada).
4. Klik Simpan.

5.3 Monitoring → Absensi

Melihat rekap kehadiran siswa binaan. Guru juga dapat menambah/mengedit data absensi atau mencetak rekap melalui tombol Unduh PDF.

5.4 Monitoring → Jurnal

Melihat dan mengecek jurnal harian yang diisi siswa binaan. Gunakan kolom pencarian untuk mencari nama siswa/perusahaan.

5.5 Monitoring → Bimbingan

Guru mencatat kegiatan bimbingan dengan siswa.

1. Klik Tambah Bimbingan.
2. Pilih siswa (internship), tanggal, topik, catatan, dan tindak lanjut.
3. Klik Simpan.

Setiap siswa perlu menyelesaikan seluruh topik bimbingan yang telah ditentukan, yaitu:

Apabila seluruh topik telah dipenuhi, guru dapat mengajukan siswa untuk sidang melalui tombol Ajukan Sidang pada halaman bimbingan. Sistem akan memeriksa kelengkapan topik sebelum mengajukan.

5.6 Nilai → Input Nilai

Guru memberikan nilai kepada siswa binaan pada setiap kategori.

1. Buka Nilai → Input Nilai.
2. Pilih Siswa, pilih kategori nilai, dan isi skor.
3. Klik Simpan.

5.7 Nilai → Kategori Nilai

Guru dapat melihat daftar kategori nilai yang digunakan.

Bab 6. Panduan Kepala Sekolah (Kepsek)

Kepala Sekolah (Kepsek) memiliki akses pemantauan (read-only). Kepsek dapat melihat seluruh data dan mengunduh laporan, namun tidak mengubah data.

6.1 Dashboard

Menampilkan statistik keseluruhan sekolah: jumlah siswa, jumlah guru, jumlah perusahaan aktif, dan jumlah PKL aktif.

6.2 Profil Sekolah (Mode Baca Saja)

Kepsek dapat melihat data profil sekolah dalam mode baca saja (semua kolom terkunci / tidak dapat diubah). Perubahan profil hanya dapat dilakukan oleh Administrator.

6.3 Master Data, PKL, dan Nilai (Lihat)

Kepsek dapat melihat data Jurusan, Tahun Ajaran, Kelas, Guru, Siswa, Tempat PKL, Penempatan, serta Kategori Nilai dan Input Nilai sebagai bahan pemantauan.

6.4 Monitoring

Kepsek dapat melihat seluruh Kegiatan Monitoring dan mengunduh data monitoring beserta file zip-nya.

Menu Absensi, Jurnal, dan Bimbingan tidak ditampilkan bagi Kepsek, namun data dapat diperoleh melalui laporan.

6.5 Sidang

Kepsek dapat melihat jadwal sidang beserta daftar siswa, penguji, dan status penyelesaiannya.

6.6 Laporan PKL

Kepsek dapat mencetak laporan per kelas dan per siswa dalam format PDF maupun Excel untuk keperluan evaluasi dan pelaporan kepada pihak terkait.

Bab 7. Panduan Siswa

Siswa menggunakan sistem untuk mengisi jurnal harian, melakukan absensi (check-in/check-out) dengan GPS, melihat bimbingan, nilai, dan jadwal sidang. Pastikan akun Anda memiliki data penempatan PKL (penempatan aktif).

7.1 Dashboard

Menampilkan ringkasan PKL Anda: nama perusahaan, guru pembimbing, tahun ajaran, serta jumlah jurnal, bimbingan, dan absensi yang telah tercatat.

7.2 Jurnal

Jurnal adalah catatan kegiatan harian selama PKL.

Tambah Jurnal

1. Buka Jurnal, klik + Tambah Jurnal.
2. Pilih tanggal kegiatan.
3. Isi minimal satu kegiatan. Untuk tiap kegiatan, boleh mengisi kendala (obstacle) dan solusi.
4. Klik Simpan.

Anda dapat menambah beberapa kegiatan dalam satu tanggal sekaligus.

Edit / Hapus Jurnal

• Klik Edit untuk mengubah, atau Hapus untuk menghapus jurnal (hanya jurnal milik Anda).

Unduh Rekap Jurnal

Klik Unduh PDF untuk mengunduh rekap seluruh jurnal Anda dalam bentuk PDF.

7.3 Absensi (Check-in / Check-out)

Siswa melakukan absensi dengan lokasi GPS di tempat PKL.

1. Buka menu Absensi.
2. Pada halaman akan tampil tombol Check-in (dan Check-out setelah check-in).
3. Pastikan lokasi GPS perangkat menyala dan Anda berada di sekitar tempat PKL, lalu klik Check-in.
4. Sistem memvalidasi bahwa lokasi Anda berada dalam radius ±50 meter dari koordinat perusahaan.
5. Setelah selesai bekerja, klik Check-out.

Anda dapat mengunduh rekap absensi melalui tombol Unduh PDF.

7.4 Bimbingan

Melihat daftar bimbingan yang telah dilakukan dengan guru pembimbing, beserta topik yang dibahas dan tindak lanjutnya. Anda juga dapat mengunduh rekap bimbingan ke PDF.

7.5 Nilai

Setelah PKL selesai, guru memberikan nilai. Halaman Nilai menampilkan skor setiap kategori beserta rata-rata nilai akhir Anda. Sendikan tombol Unduh PDF untuk mencetak rekap nilai.

7.6 Sidang

Menampilkan jadwal sidang Anda: tanggal, waktu, ruangan, dan nama penguji. Jika belum ada jadwal, akan tampil keterangan bahwa sidang belum dijadwalkan.

Bab 8. Alur Kerja PKL dari Awal hingga Selesai

Berikut ringkasan alur kerja PKL pada sistem, agar masing-masing peran memahami kapan harus mengisi data.

1. Admin/Kaprog memastikan data master lengkap: jurusan, tahun ajaran aktif, kelas, guru, siswa, dan perusahaan (dengan koordinat).
2. Admin/Kaprog membuat penempatan siswa ke perusahaan dengan menunjuk guru pembimbing (status aktif).
3. Siswa melakukan check-in/check-out absensi setiap hari di lokasi PKL.
4. Siswa mengisi jurnal kegiatan harian.
5. Guru melakukan monitoring ke tempat PKL dan mencatat hasilnya.
6. Guru melaksanakan bimbingan dengan siswa hingga seluruh topik tuntas.
7. Guru mengajukan siswa untuk sidang setelah seluruh topik bimbingan selesai.
8. Admin/Kaprog membuat jadwal sidang (tanggal, waktu, ruang, penguji) untuk siswa yang siap sidang.
9. Setelah sidang dilaksanakan, Admin/Kaprog menandai sesi Selesai.
10. Guru mengisi nilai per kategori, termasuk kategori Sidang Laporan.
11. Admin/Kaprog/Kepsek mencetak laporan nilai PKL per kelas atau per siswa.

Bab 9. Tips, FAQ, dan Pemecahan Masalah

9.1 Tips Umum

• Selalu gunakan peramban yang terbaru untuk hasil tampilan terbaik.
• Gunakan fitur pencarian pada daftar data untuk menemukan data dengan cepat.
• Gunakan paginasi untuk menelusuri data yang banyak (misalnya 25 data per halaman).
• Lakukan backup secara berkala agar data aman.
• Isi koordinat perusahaan sejak awal agar siswa dapat absensi.

9.2 FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

9.3 Pemecahan Masalah Umum

Lampiran. Akun dan Data Contoh

Berikut contoh akun yang umum digunakan pada sistem (dapat berubah sesuai pengelolaan sekolah):